Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) ostatnimi czasy poinformował, że stworzył listę pytań skierowaną do administratorów oraz podmiotów przetwarzających dane osobowe, za pomocą której to będzie dokonywał weryfikacji przestrzegania przepisów dotyczących inspektorów ochrony danych. Wypadałoby wspomnieć w tym momencie, że przepisy RODO dość szczegółowo regulują kwestię wyznaczania Inspektora ochrony danych (IOD) – art. 37 RODO, jego statusu – art. 38 RODO, oraz wykonywania określonych zadań – art. 39 RODO. Żeby nie być gołosłownym wypada przytoczyć kilka zapisów. Tak więc Inspektor ochrony danych jest wyznaczany na podstawie kwalifikacji zawodowych, a w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych oraz umiejętności wypełniania przypisanych mu w art. 39 RODO zadań (art. 37 ust. 5). Jeżeli chodzi o status IOD, to musi on być wspierany przez administratora oraz podmiot przetwarzający w wypełnianych przez niego zadaniach, tzn. muszą mu być zapewnione niezbędne zasoby do wykonywania tych zadań oraz dostęp do danych osobowych i operacji przetwarzania. Przy czym nie należy zapominać o tym, że IOD musi dysponować odpowiednim wsparciem, które będzie gwarantować utrzymanie jego fachowej wiedzy, która pozwoli mu np. na prawidłowe monitorowanie przestrzegania RODO i innych przepisów o ochronie danych osobowych.
Jak podkreśla sam UODO, docierające do niego sygnały w zakresie nieprawidłowości z obszaru działania IOD, choć nieliczne, to stanowiły cenne informacje, dzięki którym powstała lista pytań. Waga z jaką podchodzi do kwestii funkcjonowania IOD organ nadzorczy, a co za tym idzie egzekwowania obowiązków administratorów i podmiotów przetwarzających w tym zakresie, skłoniły UODO do opracowania listy pytań, która ułatwiłaby nadzór w tym obszarze. Organ nadzorczy zaznaczył w swoim komunikacie, że korzystając ze swoich uprawnień będzie kierował je do administratorów i podmiotów przetwarzających, zarówno z sektora publicznego, jak i prywatnego. Do przygotowanego zestawu będą należały poniższe pytania:
1) Czy u administratora został wyznaczony inspektor ochrony danych (IOD)?
2) Czy na administratorze ciąży obowiązek wyznaczenia IOD (jeżeli tak, to na jakiej podstawie prawnej), czy też IOD został wyznaczony mimo braku takiego obowiązku?
3) Czy administrator opublikował imię i nazwisko oraz kontakt do IOD na swojej stronie internetowej lub – jeżeli nie prowadzi swojej strony internetowej, w sposób ogólnie dostępny w miejscu prowadzenia swojej działalności?
4) Czy ww. informacje znajdują się w ogólnie dostępnym miejscu (proszę wskazać to miejsce, w przypadku strony internetowej proszę wskazać jej adres oraz link do tej informacji)?
5) Czy Inspektor Ochrony Danych jest pracownikiem administratora, a jeśli nie, to na jakiej podstawie prawnej wykonuje swoje obowiązki?
6) Czy IOD został powołany na wyłączność u administratora, czy wykonuje swoje obowiązki również u innych administratorów?
7) Na podstawie jakich kwalifikacji administrator wyznaczył IOD (np. wykształcenie, doświadczenie, wiedza)?
8) Jakie niezbędne zasoby, o których mowa w art. 38 ust. 2 rozporządzenia 2016/679 administrator zapewnia IOD?
9) W jaki sposób administrator zapewnia zasoby na utrzymanie wiedzy fachowej IOD?
10) Jakie stanowisko zajmuje IOD i komu podlega w strukturze organizacyjnej administratora?
11) Czy administrator powołał zastępcę IOD, jeżeli tak, to kiedy?
12) Czy u administratora funkcjonuje zespół IOD lub inna forma stałego wsparcia IOD w zakresie wykonywania jego zadań?
13) W jaki sposób administrator zapewnia by IOD był właściwie i niezwłocznie włączany we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych (np. czy zostały opracowane zasady dotyczące tego, jakie sprawy mają być konsultowane z IOD, kto i w jakich sytuacjach powinien zgłaszać się w celu uzyskania konsultacji IOD, czy i na jakich zasadach IOD bierze udział w naradach kierownictwa)
14) W jaki sposób administrator zapewnia IOD dostęp do danych osobowych i operacji przetwarzania?
15) Czy administrator przyjął jakiekolwiek regulacje wewnętrzne dotyczące funkcjonowania IOD (w szczególności w celu zapewnienia poszanowania gwarancji jego niezależności oraz jego uprawnień w zakresie dostępu do danych osobowych i operacji przetwarzania, włączania we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych, unikania konfliktu interesów), a jeżeli tak, to w jakim akcie wewnętrznym zostały one przewidziane?
16) W jaki sposób administrator zapewnia, aby IOD nie były wydawane instrukcje co do wykonywania zdań przez IOD?
17) W jaki sposób administrator zapewnia, aby IOD nie były karany i odwoływany za wykonywanie swoich zadań?
18) W jaki sposób ADO postępuje w przypadku, gdy nie uwzględnia wskazówek lub rekomendacji IOD, np. czy dokumentuje powody niezastosowania tych wskazówek?
19) W jaki sposób osoby, których dane dotyczą, mogą kontaktować się z inspektorem ochrony danych zgodnie z art. 38 ust. 4 rozporządzenia 2016/679 ?
20) Czy inspektor ochrony danych wykonuje również inne obowiązki lub sprawuje inną funkcję poza obowiązkami związanymi z ochroną danych osobowych, jeżeli tak to:
- a) jakie oraz w jakim wymiarze czasu pełni funkcję IOD, a w jakim inne zadania?
- b) w jaki sposób administrator ocenił, że w przypadku każdego z tych zadań nie występuje konflikt interesów, o którym mowa w art. 38 ust. 6 rozporządzenia 2016/679?
- c) Czy w zakresie wykonywania innych zadań IOD podlega innym osobom niż najwyższe kierownictwo administratora?
21) Czy administrator opracował politykę zarządzania konfliktem interesów lub wprowadził inny mechanizm zapewniający niewystępowanie konfliktu interesów?
22) Czy IOD wykonuje swoje zadania jedynie w siedzibie administratora, a jeżeli nie, to w jakim miejscu i w jaki sposób zapewniona jest stała dostępność IOD dla kierownictwa i pracowników administratora?
23) Czy IOD opracował (systematycznie opracowuje) plan swojej pracy np. w zakresie szkoleń, audytów?
24) Czy taki plan był prezentowany administratorowi w celu umożliwienia dokonania oceny, czy IOD dysponuje wystarczającymi zasobami i uprawnieniami w obszarach, które IOD obejmuje swoimi zadaniami?
25) Jak często i w jaki sposób IOD przekazuje administratorowi wyniki przeprowadzonych audytów?
26) Czy administrator występował do IOD o udzielenie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych, a jeśli tak, to w jakich sytuacjach?
27) Czy administrator kontroluje pracę inspektora, jeżeli tak, to w jaki sposób?
Należy podkreślić za UODO, że inspektorzy ochrony danych, dysponujący odpowiednią wiedzą i umiejętnościami, a także ujęci w strukturze organizacyjnej organizacji, w której funkcjonują̨, stanowią fundament skutecznego systemu ochrony danych osobowych. Wydaje się to bezsprzeczne, aczkolwiek, wymagające ciągłego podkreślania, tak jak czyni to organ nadzorczy.
Stanowisko Prezesa UODO jest jasne, administrator chcąc być pewnym spełnienia wymagań RODO w obszarze funkcjonowania IOD, musi zawczasu odpowiedzieć sobie na przygotowany przez organ nadzorczy zestaw 27 pytań. Wydaje się to pomocnym narzędziem. Czas pokarze, czy administratorzy z niego skorzystają.
Autor: Radosław Aniszczyk