Zgodnie z opublikowanym jeszcze w październiku 2018 r. poradniku: „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców” Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) wyraźnie stwierdzał, że w zakresie okresu przechowywania danych kandydatów do pracy należy postępować w następujący sposób: „Okres przechowywania danych kandydata do pracy powinien być dostosowany do zasad przetwarzania danych i z góry określony przez administratora. Co do zasady pracodawca powinien trwale usunąć dane osobowe kandydata(np. poprzez zniszczenie bądź odesłanie), z którym nie zdecydował się zawrzeć umowy o pracę, niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji, tj. podpisaniu umowy o pracę z nowozatrudnionym pracownikiem, chyba że ziściły się inne przesłanki uprawniające administratora do ich przetwarzania. Konkretne cele przetwarzania danych osobowych powinny być wyraźne, uzasadnione i określone w momencie ich zbierania. Wydłużenie okresu przechowywania danych zawartych w aplikacji, powinno być zatem wyjątkiem od reguły niezwłocznego ich usuwania oraz powinno być szczególnie uzasadnione.” A zatem UODO wyraźnie wskazało, że jeżeli nie dojdzie do podpisania umowy o pracę z kandydatem, to należy usunąć jego dane niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji. Co jeszcze bardziej istotne w świetle wyroku Wojewódzkiego Sadu Administracyjnego w Warszawie (WSA) z 4 sierpnia 2022 r. o sygn. akt II SA/Wa 542/22, w cytowanym poradniku UODO odnosiło się także do kwestii przechowywania danych osobowych kandydatów w przypadku zabezpieczenia się przed ich ewentualnymi roszczeniami. Mianowicie w poradniku czytamy: „Niedopuszczalne jest przetwarzanie danych tylko w celu zabezpieczenia się przed ewentualnym przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której dotyczą. W przeciwnym razie może pojawić się wątpliwość jak długo należy przetwarzać dane osobowe, jeżeli ta osoba nie zdecyduje się na wytoczenia powództwa przeciwko pracodawcy. W toku rekrutacji nie powstaje żaden stosunek zobowiązaniowy pomiędzy kandydatem do pracy, a pracodawcą. Brak jest dokonania wzajemnych rozliczeń lub możliwości zarzucenia drugiej stronie niewykonania umowy lub nieprawidłowego jej wykonania. Nie ma więc podstaw do uznania, że pracodawca jest uprawniony do przetwarzania danych z uwagi na konieczność ustalenia bądź nie, istnienia roszczenia. Działanie pracodawcy stanowiłoby przetwarzanie danych kandydata „na wszelki wypadek”. Idąc dalej UODO wyjaśniało także sytuację w przypadku wystąpienia roszczenia z tytułu dyskryminacji, a mianowicie czy usprawiedliwia ona dłuższe przechowywanie danych. Zdaniem UODO, w takiej sytuacji, to na kandydacie do pracy spoczywałby obowiązek przedłożenia argumentacji świadczącej za takim obrotem sprawy. Natomiast pracodawca może wówczas przedstawić przed sądem, dlaczego zatrudnił inną osobę. UODO podkreśla także, że to głównie podczas rozmowy kwalifikacyjnej kandydat może odnieść wrażenie, że jest dyskryminowany, jak również stwierdza: „Istotą roszczenia z tytułu dyskryminacji ze względu na jakąś cechę lub przekonania jest uprawdopodobnienie, że to właśnie z tej przyczyny kandydat został potraktowany w sposób gorszy niż reszta kandydatów, natomiast dopiero wtedy pracodawca musi wykazać, że ta cecha nie miała wpływu na dokonanie przez niego oceny negatywnej, do czego, nie jest konieczne przetwarzanie danych zawartych w życiorysie kandydata do pracy.”
Powyższa argumentacja została podtrzymana przez Prezesa UODO w postępowaniu sądowym rozstrzyganym niedawno przed WSA, a dotyczącym pierwotnej skargi uczestniczki procesu rekrutacyjnego w sprawie odmowy usunięcia jej danych osobowych przez spółkę, do której aplikowała za pośrednictwem systemu elektronicznego, w związku z którą UODO wydało decyzję, w której upomniało spółkę za bezpodstawne przetwarzanie danych osobowych, a spółka zaskarżyła decyzję Prezesa UODO do WSA. Mianowicie sąd przytoczył w uzasadnieniu wyroku: „W ocenie Prezesa UODO powoływanie się przez Spółkę na przetwarzanie danych osobowych Wnioskodawczyni w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami nie znajduje żadnego prawnego uzasadnienia i nie stanowi przesłanki uprawniającej Spółkę do przetwarzania tych danych. Tym bardziej, że Spółka nie wyjaśniła o jakie konkretnie roszczenia może chodzić. Organ stwierdził, że niedopuszczalne jest przetwarzanie danych osobowych niejako „na zapas” z założeniem, że mogą być one ewentualnie przydatne w przyszłości oraz z odwołaniem się przy tym do przepisów dotyczących przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych. W przeciwnym razie pojawia się wątpliwość jak długo należy przetwarzać dane osobowe, jeżeli do wytoczenia powództwa przeciwko pracodawcy, administratorowi danych nie dojdzie.”
Niemniej jednak warszawski sąd nie podzielił tego stanowiska. Stwierdził, że pracodawca ma uzasadniony interes przechowywania tego typu danych, a co istotne leży to także w interesie samych kandydatów. Dane te mogą zdaniem sądu posłużyć do zweryfikowania czy faktycznie doszło do naruszenia zasad równego traktowania: „ (…) w ocenie Sądu, Prezes PUODO dokonał niewłaściwej wykładni przepisów prawa materialnego, tj. art. 6 ust. 1 lit. f RODO albowiem nakładając w punkcie 1 zaskarżonej decyzji karę upomnienia na Skarżącą i uznając, że przetwarzała bez podstawy prawnej dane osobowe Wnioskodawczyni po zakończeniu rekrutacji pracowniczej, nie tylko nie wyważył dwóch dóbr chronionych prawem, tj. prawnie uzasadnionego interesu administratora lub strony trzeciej z jednej strony i interesów podstawowych praw oraz wolności podmiotu danych z drugiej – w rozumieniu ust. 1 lit. f przywołanego przepisu art. 6 RODO – ale w ogóle nie odniósł się do przywołanych przez Spółkę podstaw legalizacyjnych przetwarzania danych osobowych tak Wnioskodawczyni, jak i innych osób uczestniczących w procesie rekrutacji, tj. art. 291 w zw. z art. 183b oraz art. 183d Kodeksu pracy.”
Sąd podkreślił, że zaprezentowana przez Prezesa UODO wykładnia przesłanki art. 6 ust. 1 lit. f RODO, która mówi, że dotyczy ona sytuacji już istniejącej, w której administrator bazując na prawnie uzasadnionym interesie staje przed koniecznością udowodnienia roszczenia już istniejącego, a nie może przetwarzać danych w celu zabezpieczenia się przed ewentualnymi roszczeniami jest błędna.
W ocenie sądu Spółka ma interes prawny, w rozumieniu RODO, do przetwarzania (wyłącznie poprzez ich przechowywanie) danych osobowych osoby biorącej udział w procesie rekrutacji w celu obrony przed roszczeniami tej osoby oraz innych osób biorących udział w procesie rekrutacji, które mogą być dochodzone przez okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy wynikający z art. 291 Kodeksu pracy – czyli trzy lata. Sąd podkreślił, że tak jak wskazuje Spółka przepis art. 291 Kodeksu pracy wyraźnie wskazuje, kiedy roszczenia ulegają przedawnieniu. Sąd podsumował w swoim uzasadnieniu: „Reasumując powyższe rozważania, w ocenie Sądu, z przyczyn wskazanych wyżej, Organ dokonał wadliwej wykładni przepisu art. 6 ust. 1 lit. f RODO poprzez przyjęcie, że Skarżąca nie może przechowywać danych kandydata po zakończeniu procesu rekrutacyjnego w związku brakiem podstawy prawnej, gdyż takowe, bez zawiśnięcia konkretnej sprawy przed sądem, miałoby charakter przetwarzania danych „na zapas”.” Tym samym zdaniem Sądu Organ jakim jest Prezes UODO w związku z wadliwą wykładnią prawa materialnego tj. art. 6 ust. 1 lit f RODO naruszył przepisy prawa procesowego, gdyż nie wyjaśnił wszystkich okoliczności faktycznych, a to miało istotny wpływ na wynik sprawy.
Co istotne Sąd przeanalizował poruszaną kwestię nie tylko bazując na swojej ocenie, ale także przytaczając przykłady odpowiednich orzeczeń oraz obowiązujących poglądów w doktrynie: „Przytoczone judykaty oraz poglądy doktryny prowadzą, w ocenie Sądu, do wniosku, że usuwanie danych osób, które nie zostały zatrudnione niezwłocznie po zakończeniu rekrutacji, istotnie uniemożliwiałoby realizację ich praw związanych z naruszeniem zasad równego traktowania. Tym samym pracodawca nie mógłby realizować obowiązku przeciwdziałania dyskryminacji, poprzez brak możliwości nadzoru nad transparentnością procesów rekrutacji.”
Przywołane powyżej orzeczenie WSA o sygn. akt II SA/Wa 542/22 jest nieprawomocne, jednakże w przypadku uzyskania prawomocności lub w wyniku złożenia skargi kasacyjnej przez UODO i jego podtrzymania w Naczelnym Sądzie Administracyjnym, będzie stanowić istotny zwrot w dotychczasowej praktyce. Kwestia przechowywania i przetwarzania danych osobowych uczestników rekrutacji budziła już od dłuższego czasu szereg emocji i była wskazywana przez ekspertów jako przykład błędnej interpretacji UODO. Obecnie może zostać uporządkowana przez orzeczenie sądu. Poczekajmy zatem na ostateczne rozwiązanie niniejszej sprawy.
Autor: Radosław Aniszczyk